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SmartView: mejoras en la integración de OBIEE 11.1.1.7 con MS-Office

Este post muestra uno de los componentes de OBIEE de integración con Microsoft Office: SmartView (proveniente de Hyperion), que podemos utilizar para crear nuevos informes o ejecutar informes de análisis previamente creados en OBI directamente desde Excel, PowerPoint o Word, pudiendo descargar el formato definido en el Catálogo de OBI o incluso trabajar directamente diseñando nuestras propias plantillas de reporting en Excel/PowerPoint/Word.

excel-apuestasSmart View with OBI EE ms-word_1475356c

power pint 2

 

 

 

En el siguiente cuadro se resumen las ventajas y mejoras, en la integración de OBI con Microsoft Office, entre las versiones 11.1.1.6 y 11.1.1.7:

tabla

A continuación se detallan los pasos de configuración para poder trabajar con Smartview sobre la versión 11.1.1.7 de OBIEE:

Descarga e instalación de Smartview

El primer paso será la instalación de Smartview, que podemos obtener desde este enlace de descarga en Oracle Technology Network o desde la página de inicio de OBIEE, a través de este desplegable:

sm_1

Tras la descarga se instala un nuevo componente en MS Excel, MS PowerPoint y MS Word.

Configuración de la conexión

Una vez instalado el producto podemos ejecutar el componente desde el menú del panel de MS PowerPoint, MS Word o MS Excel, donde crearemos una nueva conexión seleccionando el tipo Oracle BI EE, según se detalla en las imágenes. Para nuestro ejemplo vamos a configurar una conexión en MS Excel; para MS Word y MS PowerPoint el acceso y los pasos son los mismos, teniendo en cuenta las ventajas de cada versión de OBI comparadas en la tabla detallada más arriba.

sm_2

Para conectar con SmartView introducimos la dirección habitual de conexión a OBIEE, añadiendo jbips al final. Por ejemplo: http://IP.PUERTO/analytics/jbips

Podemos crear 3 tipos de conexión seleccionando en el Panel:

sm_3

 1. Local Shared

Creamos un acceso compartido desde un archivo XML en local, conectando a fuentes de datos de SmartView, utilizando la información de conexión en un archivo XML para conectar a OBI. El archivo debe existir localmente en el servidor cliente de SmartView.

Ejemplo:

<?xml version=”1.0″ encoding=”UTF-8″?>
<res_GetProvisionedDataSources>
<Product providerType=”ExtensionProvider” id=”2234gsd543″
name=”OBI EE-11.1.1.7″ displayVersion=”version”>
<Server name=”Oracle BI, Fusion Edition” context=”OBI:http://pruebas:9704/analytics/jbips“> </Server >
</Product>
</res_GetProvisionedDataSources>

Guardamos el archivo, por ejemplo llamado SmartView.xml, en el directorio bin de la instalación de SmartView (otras ubicaciones también son posibles).

sm_4

Opcions Advanced: Actualizamos las conexiones URL y compartimos el archivo XML en la ruta indicada.

 2. Shared en el servidor

Es muy similar a la conexión local. La única diferencia es la ubicación del archivo XML que se encuentra en un servidor compartido gestionado por un administrador desde la consola de weblogic.

 3. Conexión Privada

Accedemos directamente a OBI mediante su URL indicada. A continuación detallamos cómo configurar el acceso:

  1. Accedemos haciendo clic en el botón Panel del menú SmartView.

sm_11

  1. Seleccionamos conexión privada, marcando Private Connections.
  2. Creamos una nueva conexión seleccionando el desplegable junto a la flecha y, a continuación, marcamos Create new connection.

sm_12

  1. Seleccionamos la 2ª opción “Oracle BI EE”, que nos pide la URL de acceso a OBI.

sm_13

Introducimos IP (o nombre del host) y Puerto, añadiendo la palabra jbips al final y se nos solicitará usuario/contraseña. Por ejemplo: http://pruebas:9704/analytics/jbips.

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  1. Guardamos como conexión privada.

sm_15

Crear informe a partir de un análisis de OBI existente

  1. Ahora podemos ejecutar informes excel, para comenzar:
    • Seleccionamos conectar
    • Introduciendo la contraseña si es necesario
    • Seleccionar cualquier carpeta desde la conexión

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  1. Accedemos al menú de Oracle BI EE.

sm_17

  1. Ahora podemos crear nuevos informes con visualización inteligente.

La próxima vez que entremos en Excel, podemos seleccionar: Panel -> Private Connection.

sm_18

Esta vez sólo necesita usar la conexión anterior del menú desplegable.

sm_19

  1. Una de las fabulosas mejoras de esta versión es poder importar cuadros de mandos realizados desde OBI:

Para importar un informe realizado en OBI navegaremos por el catálogo hasta su ubicación y seleccionaremos haciendo clic sobre Insert all Views.

sm_20

Se solicita elegir entre dos opciones.

sm_21

  • One Object per Sheet/slide: Se abre el excel dividido en pestañas, una por informe.
  • All objects on one scheet/slide:  Para obtener todos los objetos en una misma hoja, uno debajo del otro, si fuera necesario.

Crear informes nuevos con el modelo de datos de OBI

Smartview nos ofrece otra manera de trabajar interesante, utilizar MS Excel como interface de usuario para explotar las estrellas publicadas en OBI, con todas sus métricas, dimensiones, etc.

Para ello, una vez conectado al servidor BI buscamos en las opciones adicionales el menú Oracle BI EE, dándonos acceso al diseñador de vistas (View Designer).

sm_22

Una vez en el diseñador de vistas, se pueden crear informes desde cero mediante la selección de su área de negocio, el cual nos permite crear informes inteligentes (tablas o tablas dinámicas o gráficos) pudiendo asignar columnas, páginas o secciones o cualquier medida presentadas a través de un asistente de diseño.

sm_23

Seleccionamos Pivot Table, para poder crear campos con totales.

sm_24

Resultado:

Tras finalizar el asistente podemos empezar a trabajar con nuestro informe, añadiendo  fórmulas, rediseñando el informe o jugando con los filtros…

Nota:  Se debe guardar el informe con el formato .xlsm, teniendo en cuenta la opción “Guardar como en libro de Excel” para habilitar los macros y conservar su funcionalidad.

smartview_integration_9

Conclusión

SmartView OBI es una excelente herramienta para trabajar con MS Excel, MS Word y MS PowerPoint, diseñando informes a la vez que se aprovecha la potencia del catálogo de OBI, no sólo a nivel de métricas ofrecidas sino también a nivel de seguridad de datos, que se mantienen si se ha utilizado funciones de filtros de Datos.

¿Qué más se puede hacer después de seguir estos pasos? Podremos cargar plantillas y construir determinados formatos específicos de MS Excel. Tendremos la ventaja de poder:

  • Crear y modificar cálculos definidos por el usuario utilizando las funciones de Excel.
  • Uso fácil de formatos de impresión con encabezados y pies de página.
  • Poder cambiar nombres de celdas.
  • Utilizar un libro Excel de informes de auto-rellenado, que adivinan la secuencia de una serie dentro de una misma columna o fila (series que incluyen texto también) y ejecutar a través del controlador de relleno (corresponde a la mirilla que aparece cuando coloco mi puntero sobre el extremo inferior izquierdo de mi selección en una celda).
  • Informes inteligentes en Excel que se alimentan desde cualquier instancia de BBDD, con diseños de formatos específicos importados de informes o cuadros de mando diseñados previamente desde OBI.
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